総会の議事の決定方法や議事録について紹介します。

Q

入居してずいぶん経つのに、まだ１回も総会が開かれないのですが・・・。

A

　区分所有法では、毎年１回以上管理組合の総会を招集しなければならない（区分所有法34条２項）〈以下「法」という〉とされており、１年以上も総会が開かれないとなれば違法になります。参考までに、標準管理規約第40条では「理事会は、通常総会を毎年１回、新会計年度開始以後２か月以内に招集しなければならない」となっています。それは、前年度の会計報告、業務報告を行い、新年度の予算案および業務計画案を決議しなければならないからです。
理事会に招集してもらうように呼びかけるか、区分所有者および議決権の各１／５以上の同意を集めれば、会議の目的を示して定例の総会以外に臨時総会の招集を請求することもできます（標準管理規約42条）。

Q

その招集は役員でなくてもできますか？

A

　原則として、区分所有者および議決権の各1/5以上の賛成があれば、管理者（一般的に理事長）に総会の招集を請求できます（法34条3項）。その請求から2週間以内に、管理者が4週間以内の開催予定日を指定して総会招集の通知を行わない場合、総会の招集を請求した区分所有者が総会を招集できます（法34条4項）。

Q

総会の成立要件および議事の決定方法は？

A

区分所有法では総会の成立要件については特に定められていませんが、標準管理規約45条では総議決権の半数を超える組合員の出席が総会成立の条件とされており、それに準じた内容が管理規約に盛り込まれているマンションが多いと思われます。なお、ここでいう総議決権の半数とは、書面や代理人による議決権の行使も出席とみなします。議事の決定方法は、基本的に区分所有者および議決権の各1/2以上の賛成で決定する「普通決議事項」と、区分所有者および議決権の各3/4以上の賛成が必要な「特別決議事項＝下記参照＝」があります。また、区分所有者全員の書面による合意は、総会の決議とみなされます（法45条）。

＜特別決議事項とは＞
● 区分所有者および議決権の各3/4以上の賛成による特別決議を必要とする重要事項

• 共用部分の変更（改良を目的とし、かつ著しく多額な費用を要しないものを除く）
• 区分所有者の共有に属する敷地または付属施設の変更
• 規約の設定・変更・廃止
• 管理組合の法人化とその解散
• 義務違反者（建物の保存に有害な行為、区分所有者の共同の利益に反する行為をした者）に対する専有部分の使用禁止請求
• 義務違反者に対する区分所有権と敷地利用権の競売請求
• 義務違反者の占有者に対する使用差し止めまたは契約解除および引き渡し請求
• 建物価格の1/2を超える部分が滅失した場合（大規模滅失）の共用部分の復旧工事
• 団地内の区分所有建物について団地の規約を定めることについの各棟の承認

上記以外でも、必要があれば管理規約に定めることができます。
● 区分所有者および議決権の各3/4以上の賛成による特別決議を必要とする重要事項

• 建て替え

Q

総会議事録はどのように作成したらいいのでしょう？

A

総会の議事については、議長が議事録を作成しなければなりません（法42条1項）。議事録には、議事の経過の要領（開会、議題、議案、討議内容、評決方法および閉会など）と、その結果（評決の結果）を記載します。そして、議長と総会に出席した組合員2名が、その記載内容に間違いや抜けがないかを確認し、署名押印を行います(法42条2項・規約48条2項)。もし議事録を作成しなかったり、記載すべき事項を記載していなかったり、また虚偽の記載を行っていた場合は、理事長や議長、理事などが10万円以下の罰金に処せられます(法69条3号）。ちなみに議長は、区分所有法41条で「集会においては、規約に別段の定めがある場合及び別段の決議をした場合を除いて、管理者又は集会を招集した区分所有者の一人が議長になる」と定めています。