マンション管理組合の円滑な運営には、他の管理組合との情報交換がとても大切です。今回は、セミナーに続いて、支援機構として3回目の管理組合交流会が開催されました。
セミナーでは、財団法人マンション管理センターに寄せられた相談事例の中から、とくに多い相談内容の上位5項目を中心に、財団法人マンション管理センター大阪支部・宇都宮忠支部長に講演していただきました。



　管理組合の日常運営について
　マンション管理センターでは、皆様方からいろんな質問や相談を受けていますが、今日は、その中から具体的なお話をさせていただき、マンション管理に役立てていただきたいと思っています。
　一番多い相談は、管理組合の日常運営のことで、役員の資格あるいは選任、解任、任期の相談です。役員の資格については、管理規約に「誰が役員になれるのか」ということが書かれています。一般的には、現にそのマンションに居住する区分所有者、となっています。ところが、いつの間にか賃借人が役員になっているケースがあります。賃借人は、基本的に区分所有権がありませんから役員になる資格がない。けれど、何年かたってきますと、「公平にということで、賃借人に役員になってもらってもいいじゃないか」という考え方も出てきます。賃借人が役員になるには規約の改正が必要です。
　ただ私どもがよく申し上げるのは、賃借人を仮に役員にしようということであれば、役割分担の中で、ある程度の制限をしていただいた方がいいだろう。一般的には3役ぐらい、理事長、副理事長、会計担当の理事は、やはり賃借人からははずしていただきたい、と申し上げています。
　区分所有法・管理規約について
　区分所有法・管理規約について相談が多いのは、所有区分です。どこまでが共用部分でどこからが専有部分なんですか、という相談が結構たくさんあります。確かにこれは悩ましいところがありまして、法律上でも、ここからここまでということはうたってない。法律でうたっているのは、専有部分以外は全部共用部分、あるいは共有地という言い方をしているんですね。そうすると専有部分以外というのはどこまでか、というのが法律上はどこにも書いていない。これは結局規約で決めるしかない、ということになります。難しいのは配管とか配線です。この配管や配線については、ある管理組合は絵にしています。絵にすることによって、一般の組合員はよくわかる、ということがあると思います。
　総会について
　総会について相談があるのは、委任状とか議決権行使書ですね。おそらく規約には、議決権行使については、規約で代理人による議決権行使と、書面による議決権行使とがある、と書いてるのではないかと思います。そうすると代理人による議決権行使が、いわゆる委任状であり、書面による議決権行使というのは少し違う。書面による議決権行使の、この書面を委任状と勘違いされている方が結構いらっしゃるので、違うということをご理解いただけたらと思います。
　それから、総会運営ですが、総会の議事録作成は、法律上きちっと決められてます。この総会の議事録作成を、管理会社に委託されている場合は、管理会社が総会の議事録（案）を作ってこられる。その場合、管理会社に都合の悪いことは書いてこないことがあるため、原案を作るのは管理会社でもいいですが、少なくとも役員はそれをチェックして修正をしていただく必要があると思います。
　管理組合と管理会社について
　それから最近多いのは、管理会社についての相談が多いです。管理会社を「けしからんから変えたい」とか、「変えるにはどうするか」という相談も結構あります。でも管理会社を変える、ということは大変なことなんです。そう簡単にできるものではないんですね。「やってくれない」といわれるが、それが、ちゃんと契約書や仕様書に書いてあるのかどうかです。書いてあるのに、やっていなければ、「やれ」と言えますが、「管理会社にお任せしているので、何でも全部やってくれるはず」というわけではありません。少なくとも管理会社も営利会社ですから、契約書、それから仕様書に書いていないことは基本的にはしない、と考えてもらわないといけません。ですから、一番大事なのは、仕様書の中に書いてあることはやりますが、それ以外はしませんよ、というのが基本ですから、管理会社ときちんと確認しておくことが大切です。
　管理費の滞納について
　管理費の滞納はご承知のとおり、最近多いです。滞納されている方もどんどん出てくる。場合によっては破産をしてしまうこともある。それともう一つは、時効の問題があります。管理費の滞納も2004年4月の最高裁の判例で、5年になってしまいました。今までは10年という説もあったんですが、5年になりましたので、できるだけ早め早めに滞納督促をしていかないと時効になってしまいます。ですから、時効にならないうちに何とか処置をしていく。そこで、できるだけ時効の中断を図って時効を伸ばすことを考える。一番簡単なのは、相手に滞納しているということを認めさせる、ということですね。「あなたこれだけ溜まってますね。すみませんが、認めたんだったら一筆ください」ということで一筆取っておく。一筆取れば、取った日から5年となりますから、時効が延びるんですね。ですから一番簡単なのはそういう方法です。
　課題解決のために
　管理組合の運営には、情報の収集が非常に大事になってきます。セミナーに参加したり、情報誌や書籍から情報を取ってください。それから困った時に相談できる専門家の窓口を調べておくことも大事かと思います。
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　快適で安心なマンション生活を送るには、適正にマンションの維持管理を行う必要があります。その維持管理の主人公は、居住者であり、管理組合です。
　今回の基礎講座では、新しく管理組合の役員になられた方などを対象として、適正な維持管理を進めていく上で必要な基礎知識をテーマごとに説明。計3日間にわたり合計9講座を開催し、3日目には、管理組合の最高の意志決定の場である総会の進め方のポイントを「模擬総会形式」で再現し、解説しました。また別途、個別相談会も実施しました。

出演者

■大塚　哲雄　大阪土地家屋調査士会
■八杉　茂樹　（社）大阪府不動産鑑定士協会
■川畑　雅一　（社）大阪府建築士会
■杉原　滋　大阪市住宅供給公社
■大西　崇浩　大阪市住宅局

解説者

■伊藤　寛　
　大阪弁護士会

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■花田　園子　
　近畿税理士会

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■北田　五十一　
　大阪司法書士会

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【第１場面】受付対応での問題
　（賃借人の扱い、組合員以外の者の出席）

ポイント1

総会議案の大規模修繕について意見を述べたいという、委任状を持たない賃貸居住者の総会への出席について

解説1　伊藤

　賃貸居住者の総会への出席については、区分所有法と管理規約に書かれています。法律には「区分所有者から承諾を得て、専有部分を借りている人は、その会議について利害関係があれば、集会に出席する権利もあるし、意見を述べる権利がある」となっています。要件としては、「利害関係を有する場合」という点がポイントになります。その議題に関係がなければ、出席できません。
　では大規模修繕の議案について利害関係があるかという問題ですが、基本的には貸し主の家主さんの方に利害関係があります。借り主としては別に大規模修繕の費用負担をすることもありません。実際上は、工事に入るとうるさいという問題も出てきますが、法律的にどこまで利害関係があるかといえば疑問です。
ただ、最終的に「駄目ですよ」と断ってしまうかどうかはまた別の話です。実際にお住まいになっている賃借人の意見を聞くというのも望ましいことです。結論的にいうと、厳密には法律上の利害はなくても、委任状を持たない賃貸居住者も入って頂いて、議論に参加して頂ければいいんじゃないかと思います。

ポイント2

組合員が、大規模修繕について詳しい知り合いの建築士さんを出席させたいという。組合員以外の者の出席について

解説2　 伊藤

　法律上にとくに規定はありません。では管理規約でどういうふうに書いてあるかといえば、コーポの規約43条には「組合員のほか、理事会が必要と認めた者は、総会に出席することができる」となっています。そうすると、理事会の判断で決めればいい、ということになります。
　しかし、区分所有者の知り合いの建築士さんには、総会に出席する権利も、意見陳述権も、議決権もありません。総会は、本来第3者の方に入って聞いていただくという性質のものではありませんので、原則はお断りしても問題はないかと思います。理事会側がお願いして、建築士さんに来ていただくというケースはよくあると思いますが、まったく予測しない方に来ていただくというのは難しいのではないかと思います。 【第2場面】開会と議長、書記、議事録署名人選出
　（議長選出、議事録署名人の選出、議決権数）

ポイント3

総会における議長選任及び議事録署名人の選任について

解説3　伊藤

　議長の選出は、区分所有法41条で「規約に別段の定めのある場合、および別段の決議がある場合を除いて、管理者または集会を招集した区分所有者の一人がなる」と決まっています。そしてコーポの規約の40条の5項には「総会の議長は、理事長が務める」と書いてあります。この場面では円滑に進めるために「よろしいですか」と聞いて、承認という形で進めましたが、「40条第5項に基づき、総会の議長は理事長が務めさせていただきます」と言い切っても構いません。仮に、いまのところで「異議あり」という話しになったとしても、規約上は理事長がやるということになっていますので、異議は却下されることになります。
　議事録については議長が作成義務を負います。法律の42条、規約でも48条で書いてあります。議長さんが議事録を作るということですけれども、便宜上、書記という形でやっていただく方を決めておきます。議事の経過とか結果については正確に残さないと、後を継がれる方にも決議の内容については拘束がありますので、きちんと残しておかないといけません。そういう主旨から議長さんが署名押印するのに加え出席した区分所有者2名が署名押印します。

ポイント4

総会成立に必要な組合員数や議決権数の考え方

解説4　伊藤

　区分所有法上の決議の要件は、「区分所有者および議決権の各過半数で決する」と決まっています。ただし、これについては規約で別に決めることができます。実際上、標準管理規約では47条に「総会の議事は、出席組合員の議決権の過半数で決する」と書いています。実はその前にもひとつ要件を作っています。これは、議決権総数の半数以上を有する組合員が出席しなければなりません。ですから、標準管理規約ではまずは総議決権の半数以上が出席した上で、その中で議決権の過半数で可決ということになります。これは管理規約上の問題なので各々の管理規約を確認していただきたいと思います。
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マンション管理組合の円滑な運営には、情報交換がとても大切です。今回は、セミナーに続いて、支援機構として2回目の管理組合交流会が開催されました。
セミナーでは、大阪弁護士会の金本弁護士に、住まい情報センターにも相談が多く寄せられている管理費等の滞納問題の対応策について、そして住宅金融公庫大阪支店まちづくり融資課の矢野課長に、皆さんの大切な資産であるマンションの維持管理に向けた公庫の支援について講演していただきました。


管理費には「先取特権」が与えられている
　「管理費」には、大別して毎月集金される「共益費」「組合費」「大規模修繕積立金」と一時金として集金される「大規模修繕負担金」の2つあり、マンションの管理に要する費用を総称して、「管理費等」と呼ばれています。
　では、建物の区分所有に関する法律（以下、区分所有法）の7条において「管理費等」はどういう扱いを受けているか。[1] 共用部分、建物の敷地もしくは共用部分以外の建物の附属施設につき、他の区分所有者に対して有する債権、[2] 規約もしくは集会の決議に基づき他の区分所有者に対して有する債権、[3] 管理者または管理組合法人がその職務または業務を行うにつき区分所有者に対して有する債権、これらの債権については「先取特権」という特別の権利が発生します。これは質権や抵当権等の担保物権と同じで、一定の債権を実現するために債務者の財産を強制的に売買してお金に換えたりして満足することができます。そういう意味では、債権者である管理組合側を保護しています。
　従って、管理費等を滞納したまま部屋を売って出ていった区分所有者がおられる場合、滞納した債務が、上記の[1][2][3]に該当すれば、新しい区分所有者から徴収できます。
滞納を防ぐ予防策、初期段階の対応策
「滞納を防ぐ予防策」がとても大事です。滞納が発生してから、対応するよりも、まず滞納自体を発生させないことです。最初に「徴収方法」を工夫します。滞納にはいろいろ理由があります。区分所有者が支払いを忘れていたり、一部だけ選り分けて支払うことができないように、規約上、自動振替による支払いを明記しておいて回収していきます。
　次に「遅延損害金の定め」をしておきます。規約上、何の定めがなくても年5％の遅延損害金は、当然に回収できますが、このパーセンテージを高めに設定しておけば、遅れないように頑張らせる効果があります。
滞納発生時の初期段階での対応策
　滞納が発生した場合の初期段階での対応には、まず「氏名公表」が考えられます。事実として滞納があるならプライバシィ侵害にあたらないとみられていますが、「私はこの部分に債務は発生しないと考える。だから支払わないんだ」という方には、逆にプライバシィの侵害で、組合側が訴えられるというリスクもあります。氏名公表は、感情的対立を招く恐れがあるので、各種督促が功を奏さない場合や、所在不明者や連絡不能者の関係者に対する告知を目的とする場合に限定すべきです。
　「水道・電気等の供給を停止」はどうでしょうか。各戸より子メーターで集金している場合、滞納者に対し水道・電気等の供給を停止するケースもあるとよく聞きますが、実際にこれを行うと権利濫用として損害賠償を請求されかねません。水道や電気は生きていく上で不可欠なライフラインであり、これを止めるのは、報復的措置としてやりすぎじゃないかという意味になります。
　おすすめしたいのは、「滞納への対応マニュアルの作成・告知」です。管理費等を自治会費程度に安易に捉えて、滞納してしまう方も時々おられますが、住民の方の意識を高揚させ、また、滞納が焦げ付くことがないようにする効果があります。 トラブルが発生した場合の解決策
　いろいろな予防策や初期段階での対応をやってきても、不幸にして「トラブルが発生した場合の解決策」としては、まず「滞納理由を把握」します。できるだけ早期に滞納者に連絡を取り、滞納理由を確認します。金員不足（お金がない）、失念（忘れている）というケースが多いと思われますが、理由があって払わない人は、焦げ付くことが予測される場合が多く、早期に弁護士等に相談されるのが良いでしょう。
　それから、滞納理由を聞いた時に、「口頭による請求」を普通やります。それでも応じないとき、「文書による督促」を行います。通常は、[1] ポストへの投函で、[2] 配達証明付郵便、[3] 配達証明付内容証明郵便、といった段階を踏むことになると思われます。もし滞納理由が、自分に支払い義務がないという場合は、いきなり[3]にいった方がいいでしょう。
　上記の[1]〜[3]の措置をとった結果、相手方が折れてきて、話をしようという段階になった時には、「合意書」「念書」という形で文書化しておく必要があります。金銭の支払いに関する合意ですので、公正証書にして「執行受諾文言」を設けておけば、約束を反故にされた場合でも確定判決がなくても強制執行を行うことができます。
　「訴訟手続等」は最終手段です。実は、確定判決を得なくとも、先取特権に基づいて、当該区分所有権自体及び建物に備え付けた動産に対して、強制執行を行うことができるし、すでに競売が開始している場合も、競落人に対し、特定承継人として責任を追及できます。それなのに、なぜ訴訟をやらないといけないのかといえば、訴訟を提起し勝訴判決が確定すれば、先取特権の保護が及ばない水道光熱費等についても強制執行できますし、また、給与債権の差し押さえもできます。その他、訴訟の場を利用した和解を期待できますし、判決をもらうことによって法律関係を明確にできます。また、滞納者に対する毅然とした態度を示すことなどの効果があります。

　マンションの年数が経つに従って当然必要になる修繕をどうしていくか、修繕積立金をどのように運用していくかが、大きな問題になろうかと思います。
　マンション管理適正化に向けた取り組みとして、「マンション情報登録制度」を用意しています。これは皆様方のマンションの管理規約や長期修繕計画が公庫が定める基準に適合していることを事前に第三者機関に登録します。それから「マンションすまい・る債」で、皆さまの修繕積立金の確保と安全確実な運用を図っていただければと考えております。
また、修繕積立金が積み上がらない時は、積立金の範囲内で工事をしたり、修繕を先送りするではなくて、必要な時期に必要な工事を行うことにより、マンションの資産価値を劣化させないために、「マンション共用部分リフォームローン」を用意しています。
昨年6月に私どもの根拠法が一部改正されて、公庫は平成18年度末（19年3月31日）までに独立行政法人という公的な機関に生まれ変わります。今の住宅金融公庫が皆様方に約束していることは、その独立行政法人に引き継がれることになっております。ご安心して公庫のご活用をお考えください。
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　今回の基礎講座では、新しく管理組合の役員になられた方などを対象として、マンション生活における法律の基礎知識、大規模修繕の進め方、管理組合会計など、適正な維持管理を進めていく上で必要となる基礎的な知識について、専門家がわかりやすく説明しました。計3日間にわたり合計9講座を開催し、3日目には総会の模様を実演し、問題点について専門家が解説する「模擬総会」を開催し参加者からも大変好評をいただきました。
　また1日目の10月26日には個別相談会も開催し、法律・管理・技術の各分野において専門家から具体的なアドバイスが行われました。

出演者

■永野　倫子　大阪司法書士会　　
■中岡　博之　大阪土地家屋調査士会
■笠井　靖彦　（社）大阪府不動産鑑定士協会
■川畑　雅一　（社）大阪府建築士会
■海野　敦　住宅金融公庫大阪支店

解説者

■久保井　聡明
　大阪弁護士会

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■石原　健次
　近畿税理士会

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■岡本　森廣
　 （社）大阪府建築士会

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【第１場面】受付対応での問題
　（賃借人の扱い、共有者がある場合の扱い）

ポイント

総会議案の大規模修繕について意見を述べたいという、委任状を持たない賃貸居住者の総会への出席について

解説

　賃貸居住者の総会への出席については、区分所有法と管理規約に書かれています。法律には、「区分所有者から承諾を得て、専有部分を借りている人は、その会議について利害関係があれば、集会に出席して意見を述べることができる」とあり、管理規約でも同趣旨の規定があります。この“利害関係を有するかどうか”によっては総会に出席する権利もあるし、意見を述べる権利もあるということになります。
　大規模修繕が法律上の利害関係があるかというと、いろいろ法律的な見解がありますが、法律上では、典型的には建物の使い方とかペットの規約を新たに定めることは利害関係があるといわれています。しかし大規模修繕について、修繕委員会を作るというだけで賃借人に法律上の利害関係があるとはいえないでしょう。権利としての出席は困難です。しかし、管理規約でも理事会が必要と認めたものは総会に出席することができると書かれてあり、大規模修繕をするにあたり居住者の意見を聞くのはとても大事なことです。ただ、あらかじめ理事長にその旨を通知しておかなければなりません。

ポイント

総議決権行使者として、あらかじめ届け出された母親のかわりに来た、共有者である娘の総会への出席について

解説

　管理規約の44条の２に「住戸１戸につき二以上の組合員が存在する場合の議決権の行使については、あわせて一つの組合員とみなす」とあります。また次の３項で「一つの組合員とみなされる者は、議決権を行使する者１名を選任し、その者の氏名をあらかじめ総会開会までに理事長に届け出なければいけない」と書かれています。今回のケースのように“議決権行使の選定者以外の人が来ている”場合は、法律上では娘さんは代理できないという解釈になります。ただ、母親が急用で娘さんが出席した場合でも一切認めないのは現実的ではありません。
　そこで、とりあえず出席してもらい、後日お母さんと娘さんの連名で、この総会については「娘を議決権の行使者にする」という書類を提出してもらうことにします。一般的には、共有の場合、どちらを議決権の行使者にするかは毎年の総会ごとに指定してもらうのが一番望ましいのですが、実際にはそれは大変なので、最初の段階で議決権行使者の届出を出してもらい、その後、交代するという連絡がない以上、当初の指定が有効だと考えて扱えばよいと思います。議決権行使者を指定せずに、一方の人が出席したら、事実上その人に議決権行使を認めたとしてもかまわないし、認めるべきだろうといわれています。 【第2場面】開会と議長、書記、議事録署名人選出
　（議長選出、議事録署名人の選出、議決権数）

ポイント

総会における議長の選任について

解説

　議長については、区分所有法では「規約に別の定めがないかぎり、管理者または集会を招集した区分所有者の一人がなる」と書かれています。これに対し、標準管理規約では「議長は理事長が務める」と規約されています。したがって「規約の定めにより私が議長を務めます」と理事長が言って進めれば足ることです。ただ、現実的には総会を円滑に進める知恵として、そのことを出席者にはかるものだと理解すればいいと思います。そうすれば例え「異議あり」の声があっても、「規約上私がやらせてもらう」ということで、適法な総会として進めていくことができます。

ポイント

議事録署名人の選出について

解説

　議事録は規約上は議長が作成し、議長及び総会出席の理事から議長が指名する2名がこれに署名押印しなければならないとなっています。 議事録は、議事進行役の議長に代わり、実際は書記が作成して議長名で出しますが、その経過が正しいかどうかをチェックするために2人の議事録署名人が署名押印します。

ポイント

総会成立に必要な組合員数や議決権数の考え方について

解説

　普通決議の要件について「区分所有者の頭数と議決権の両方の過半数を満たして初めて決議ができる」とする区分所有法は現実的ではないので、標準管理規約では「総会に出席した組合員の議決権の過半数でよい」となっています。しかし、そうすると極端に出席人数が少ない場合でも決議できることになります。さすがにこれは問題だということで、標準管理規約では「議決権総数の半数以上」が出席して、初めて管理組合の総会が成立し（定足数）、その過半数で決議できるとなっています。
　ただ、分譲業者がその分譲マンションで多くの住戸と議決権を持っているなど特殊な事例があった場合、この標準管理規約のような定めをしてしまうと、分譲業者のいいなりになっていくという危険があります。そのあたりはマンションごとに考えていく必要があると思います。
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